ASISTENTE DE CONTROL DOCUMENTARIO

• Recepción y registro de documentos.
• Cargar y organizar documentos en Aconex u otro sistema documentario.
• Participar en las reuniones con el cliente y reuniones con el área comercial si es que se le requiere.
• Asegurar que siempre se trabaje con la última versión de cada documento.
• Apoyar a ingenieros, supervisores o contratistas en la carga y búsqueda de documentos.
• Apoyar al área comercial en tareas menores, referente a manejo de información, si se le requiere.
• Brindar capacitaciones básicas sobre el uso de Aconex u otras herramientas, al equipo comercial, según requiera su jefatura.
• Controlar fechas límite para la entrega o revisión de documentos clave.
• Generar reportes periódicos de avance documental, pendientes y vencimientos.
• Seguir los estándares de control documentario del cliente, proyecto o empresa.
• Registrar, codificar y archivar documentos según el procedimiento de gestión documental.
• Controlar versiones de documentos (vigentes, obsoletos) y asegurar su correcta distribución.
• Apoyar en la elaboración, revisión y actualización de documentos internos (formatos, procedimientos, instructivos, etc.).
• Coordinar con las áreas usuarias la recepción y devolución de documentación.
• Administrar bases de datos documentarias y mantener actualizados los registros de control.
• Atender auditorías internas o externas brindando acceso a la documentación requerida.
• Elaborar reportes mensuales de indicadores de gestión documental.
• Aplicar las directrices del Sistema de Gestión de Calidad relacionadas al control documentario.
• Mantener el archivo físico en orden, clasificado y seguro.
• Digitalizar documentos y asegurar respaldo periódico en servidores o nubes autorizadas.
• Informar oportunamente sobre documentos vencidos o en revisión a los responsables de área.

• Respetar las normas de Seguridad de la Empresa.
• Notificar actos y condiciones Sub estándares.
• Notificar accidentes e incidentes de trabajo.
• Respetar las señaléticas de seguridad.
• Asistir a las capacitaciones de Seguridad y Salud en el trabajo (virtual o presencial).
• Colaborar en las inspecciones de Seguridad.

• Asegurar la confidencialidad y resguardo de la documentación sensible.
• Cumplir con los procedimientos establecidos en el sistema de gestión de calidad.
• Garantizar la disponibilidad oportuna de documentos solicitados por otras áreas.
• Evitar duplicidades, extravíos o uso de versiones obsoletas.
• Participar en capacitaciones sobre gestión documentaria y calidad.
• Elaborar Gantt semanal del avance de cada proyecto que se carga en ACONEX.

• Técnico en Administración, Archivística, Gestión Documental o carreras afines.

• Mínimo 3 años experiencia como Control Documentario

• Dominio de herramientas de oficina (Cursos de Excel intermedio o avanzado, Word, Outlook, Google Workspace, etc.)
• Uso de Aconex a nivel Intermedio

Bumeran