(CX241) Asistente Administrativo
JOLUCAVA IMPORT EXPORT
- Lima
- Permanente
- Tiempo completo
**Funciones**:- Solicitar vigencia de poder de las empresas mensualmente.
- Solicitar copia literal de las empresas cuando sea necesario.
- Solicitar la tramitación del SCTR cuando necesario.
- Coordinar y concertar reuniones, citas y otras actividades afines requeridas por el área.
- Coordinar y hacer seguimiento a las reuniones de trabajo y eventos de la empresa.
- Proporcionar apoyo directo a la Gerencia.
- Planificar y organizar la agenda del gerente.
- Coordinar y gestionar eventos festivos por cumpleaños, aniversario de la empresa, entre otros.
- Gestionar los nuevos suministros (oficina, limpieza) y hacerse cargo del inventario.
- Elaborar reporte de inventario de suministros y enviarlo de manera mensual.
- Gestionar la tramitación de las cartas fianzas requeridas en un plazo máximo de 3 días.
- Registrar la emisión de cartas fianzas en la BD y hacer seguimiento a la devolución de éstas antes de su vencimiento, verificando el abono en la cuenta.
- Registra las cobranzas en la BD y hacer el seguimiento a los clientes, sean públicos y/o privados.
- Realizar el levantamiento de órdenes de compra a proveedores según indicación de gerencia.
- Mantener ordenada y actualizada las órdenes de compras emitidas y/o recibidas.
- Contactar con proveedores, cotizar y gestionar la compra y/o servicios, según la necesidad de la empresa (Mantenimiento de computadoras, alquiler de local de reuniones, compra de pasajes, servicio de mensajería - Courier, transportes, limpieza, entre otros).
- Realizar cuadros comparativos de cotizaciones de importadores, operadores logísticos.
- Tener el file ordenado de importaciones (Invoice, packing list, BL, depósitos, fichas técnicas, Duas, copias de facturas de operadores logísticos, etc.).
- Redactar solicitudes, cartas u otros documentos necesarios para el cumplimento de sus funciones y requeridas por el área.
- Revisar y derivar comunicaciones de manera oportuna.
- Archivar y organizar documentos tanto en físico como digitales, tales como correos electrónicos, reportes y otros documentos administrativos.
- Mantener actualizada la base de datos de contratos.
- Archivar los contratos originales de los procesos ganados y/o contratos privados.
- Solicitar el acta de conformidad y/o carta de penalidad a las entidades públicas, posterior a nuestra atención.
- Mantener actualizada la base de datos de empresas de transportes.
- Apoyar en elaborar memorándums comunicativos al personal.
- Elaborar los documentos de bienvenida para el personal nuevo (acta de entrega de útiles, acta de entrega de celulares, carta de bienvenida, entrega de reglamento interno, etc).
- Apoyo en solicitar documentación a personal (ficha de datos, recibos de luz, descansos médicos, constancias de atención).
- Apoyo en realizar publicaciones de puestos en portales de trabajo.
- Programar entrevistas de personal en coordinación con su jefe inmediato.
- Elaborar constancias de trabajo.
- Elaborar las renovaciones de contratos del personal, previa coordinación de su jefe inmediato.
- Mantener el file de personal ordenado y actualizado.
- Mantener la base de datos del personal actualizada.
- Revisar el control de asistencia y hacer el cálculo de faltas, tardanzas, horas extras, el 25 de cada mes, reportándolo a su superior inmediato.
- Llevar control de las salidas de vacaciones del personal.
- Coordinar la firma de las boletas de pago del personal.
- Entregar boletas de pagos y cálculo de horas extras, tardanzas, permisos al personal mensualmente.
- Reportar a jefe inmediato el cuadro de pagos del personal con sus respectivas cuentas a fin de mes.
- Elaborar cuadros e informes de gestión e indicadores del negocio requeridos por la gerencia.
- Elaborar reportes e informes referentes al área.
- Elaborar otros documentos relacionados al área.
- Apoyar en otras actividades requeridas por su jefe inmediato.Requisitos mínimos**Formación**
- Técnico y/o Bachiller en Secretariado ejecutivo, Administración, Administración Bancaria, Comercial, Recursos humanos, afines.**Experiência**
- No menor a 1 año en puestos similares como: Asistente administrativo comercial, Asistente Administrativa de Gerencia, secretaria ejecutiva, Asistente de recursos humanos.**Conocimientos **específicos**
- Conocimientos en cotizar, contactar y negociar con proveedores (Deseable).
- Facilidad y dominio de la expresión oral y escrita (Indispensable).
- Digitación, buena redacción y ortografía (Indispensable).**Aptitudes y actitudes**
- Vocación para la atención a clientes y otros profesionales.
- Organizar el tiempo y espacio de modo efectivo (Desarrollar varias tareas al mismo tiempo y eficiente).
- Puntualidad, Responsabilidad,
Kit Empleo